Procedura de verificare a membrilor filialei UNPIR Constanta
1. Obiectul activitatii de verificare
În conformitate cu prevederile Ordonantei Guvernului nr. 86/2006 privind organizarea activităţii practicienilor în insolvenţă, republicată şi modificată şi ale Statutului privind organizarea şi exercitarea profesiei de practician în insolvenţă, republicat şi modificat, activitatea de verificare desfăşurată de membrii Comisiei de cenzori constituită la nivelul Uniunii Nationale a Practicienilor in Insolventa din Romania, Filiala Constanta (denumită în continuare UNPIR Filiala Constanta), se efectuează asupra:
- evidentei financiar – contabile a filialei, aplicarea corecta a reglementarilor legale in vigoare, inclusiv cerificarea situatiilor finanaciare ;
- modului de gestionare a fondului de lichidare al filialei, respectiv verificarea situatiei de virare catre Uniune a procentului de 2% din sumele recuperate de membrii, in cadrul procedurilor de insolventa;
- declaratiilor anuale de venituri elaborate de membrii filialei si transmise Secretariatului general al Uniunii, care vor face obiectul unor verificări prin sondaj;
2. Definiţii
(1) Activitatea de verificare desfășurată de membrii comisiei de cenzori numiți la nivelul filialei reprezintă un sistem operațional de acte și proceduri efectuate, în spiritul respectării reglementărilor profesiei și a deciziilor obligatorii ale organelor profesiei, în baza unor inspecții prestabilite și a raportarilor elaborate de membrii filialei, având ca obiect controlul și verificarea modului de gestionare a fondului de lichidare al filialei și certificarea situațiilor financiare ale filialei.
(2) Declaratia anuala a veniturilor realizate este un document obligatoriu elaborat de fiecare membru compatibil al UNPIR, filiala Constanta, care cuprinde cuantumul venitului brut realizat și contribuția pe tranșe de venituri, reprezentand cota parte din venitul brut realizat anual și care se depune la Secretariatul filialei.
(3) Proces verbal de verificare reprezinta documentul emis de cenzorul sau de echipa de cenzori desemnat/desemnați cu efectuarea verificarilor asupra unui membru al filialei, care cuprinde constatarile activitatilor de verificare.
3. Subiecţii procedurii de verificare
Comisia de cenzori are ca atributie verificarea activitatii profesionale a membrilor compatibili UNPIR, filiala Constanta.
4. Etapele procesului de verificare
(1) Procedura de verificare a membrilor filialei presupune parcurgerea urmatoarelor etape:
a) Verificarea activitatii practicienilor in insolventa se va realiza in baza listei membrilor supusi verificarii cenzorilor, propusa, in prealabil de catre Consiliul de Conducere si aprobata in sedinta Adunarii Generale a Filialei, odata cu aprobarea situatiilor fianciare anuale si stabilirea planului de activitate al filialei. Deopotriva comisia de cenzori va face verificari suplimentarea in situatia inregistrarii unor sesizari si/sau solicitari primite din partea consiliului de coducere, dupa caz.
b) Pentru eficientizarea activitatii de verificare, comisia de cenzori va aloca, pe fiecare membru al comisiei, lista cu membri supusi procedurii de verificare.
c) Demararea operatiunilor de verificare. Pe parcursul acestor operatiuni, Comisia va avea in vedere faptul ca inspectiile efectuate au caracter preventiv si drept urmare trebuie sa manifeste o conduita corespunzatoare.
i. La inceputul demararii actiunii de verificare, cenzorii vor solicita secretariatului general procesul verbal de verificare precompletat cu informatiile detinute de filiala, respectiv datele de identificare, veniturile declarate, cotizatiile achitate, polita de asigurare, situatia viramentului de 2% din perioada supusa verificarii, dupa caz, in ipoteaza in care filiala detine aceste informatii. In masura in care filiala nu poate furniza anumite informatii, atunci cenzorul va solicita documentatie in copie practicianului.
ii. Cenzorul desemnat cu realizarea inspectiei, va contacta forma de organizare a profesiei care urmeaza a fi supusa verificarilor, in scris, conform Notificarii de demarare a procedurii de verificare (anexata prezentei, in format precompletat).
iii. Notificarea va fi inregistrata in Registrul filialei de corespondente si comunicata, prin e-mail, practicianului in insolventa si spre stiinta filialei UNPIR Constanta, In cadrul notificarii, cenzorul insarcinat cu verificarea, va stabili:
a. documentatia necesar a fi pusa la dispozitia cenzorilor, de catre practicieni
b. termenul de predare a documentatiei necesare efectuarii verificarii
c. data stabilita pentru pentru demararea inspectiei si
d. locatia stabilita pentru verificare.
iv. Termenul de predare al documentatiei si/ sau data stabilita pentru demararea inspectiei poate fi amanata de catre comisia de cenzori, pe baza unei solicitari motivate (transmisa inaintea expirarii termenelor cu 10 zile), cu maxim 30 de zile. Comisia de cenzori, va analiza propunerea de amanare intr-un termen de 3 zile lucratoare. In lipsa solicitarii de amanare, intr-un termen de maxim 30 de zile, comisia de cenzori, va sesiza consiliul de conducere/ instanta de disciplina a filialei pentru neprezentarea documentelor necesare realizarii inspectiei.
v. Verificarea se poate efectua la sediul filialei UNPIR sau la sediul practicianului in insolventa, in functie de volumul documentelor financiar-contabile.
vi. De regula, inspectia se realizeaza pe parcursul unei singure zile lucratoare. In functie de situatie, durata verificarii poate sa fie mai mare, in functie de volumul activitatii practicianului/formei de organizare inspectat/inspectate, precum si orice alti factori care pot influenta aria de cuprindere a inspectiei, in conditiile stabilite de prezenta procedura.
vii. Cenzorii delegati cu verificarea realitatii contributiei anuale pe transe de venituri pot solicita orice document de la practician in vederea indeplinirii obiectivului inspectiei, inclusiv declaratia de venituri depusa de acesta la organul fiscal.
viii. Pentru verificarea cotei de 2% din sumele recuperate in cadrul procedurilor de insolventa de catre forma de exercitare a profesiei, practicienii in insolventa au obligatia de a pune la dispozitia cenzorului/cenzorilor actele necesare verificarii cotei de 2%.
d) Raportarea constatarilor va avea in vedere umatoarele:
i. In cazul sustragerii vadite si repetate de la verificare sau a subevaluarii veniturilor declarate, Comisia de cenzori va raporta situatia Comisiei de disciplina a filialei, in termen de cel mult 15 zile de la data constatarii;
ii. Pentru fiecare procedura de verificare a membrilor filialei, cenzorul/cenzorii desemnat/desemnati vor intocmi un proces verbal in care vor inscrie constatarile efectuate (Anexa nr.3);
iii. Comisia de cenzori va informa Consiliul de conducere prin grija secretariatului filialei asupra rezultatelor verificarii in urma analizarii documentelor si a intocmirii proceselor verbale de control, pana la 15 februarie pentru anul anterior si 15 august pentru anul in curs.
(2) Procedura de verificare a evidentei financiar – contabile a filialei, aplicarea corecta a reglementarilor legale in vigoare, inclusiv cerificarea situatiilor finanaciare certificare a situatiilor financiare ale filialei se va realiza cu 2 luni inainte de data stabilita pentru sedinta Adunarii Generale anuale. Verificarile se vor efectua in colaborare cu Secretariatul filialei si personalul financiar contabil, care va pune la dispozitia Comisiei de cenzori documentele si situatiile necesare analizei.
5. Documente si informatii supuse analizei
In exercitarea activitatii de control efectuata de Comisia de cenzori conform prezentei proceduri, membrii comisiei au dreptul sa solicite, iar practicienii sunt obligati sa puna la dispozitie in termenul solicitat urmatoarele documente si informatii:
i. Registrul-jurnal de încasări şi plăţi aferent perioadei supuse controlului;
ii. Jurnalul de Vanzari aferent perioadei supuse controlului;
iii. Fisa de operatiuni diverse pentru venituri organizata separat pe onorarii fixe si onorarii variabile incasate de catre practician (in lipsa unei situatii contabile, se vor putea transmite centralizatoare semnate si stampilate de catre practician);
iv. Situație centralizată din care sa rezulte realizarea veniturilor şi achitarea cotizaţiilor anuale şi contribuţiilor pe tranşe de venituri (Anexa 1); in prealabil aceasta a fost completata de catre Filiala Constanta cu informatiile disponibile, la aceasta data;
v. Dovada existentei asigurării de răspundere profesională aferente perioadei supuse controlului împreună cu dovada achitării primelor de asigurare – doar in situatia in care aceasta documentatie nu a fost transmisa filialei UNPIR Constanta;
vi. Situație centralizată pentru perioada supusă controlului din care sa rezulte virarea sumelor reprezentând 2% din sumele recuperate în cadrul procedurilor de insolvenţă (Anexa 2), impreuna cu ordinele de plata doveditoare in copie; Situatia va fi completata de practicianul in insolventa supus verificarii.
Atentie! Pentru corectitudinea raportarii, totalurile vor fi punctate cu situatia veniturilor anuale declarate de practician prin declaratia de venituri precum si cu situatia filialei privind distributia procentului de 2%. Eventualele diferente/ neconcordante urmeaza a fi analizate si explicate
vii. Declaratia privind veniturile realizate in anii supusi analizei, impreuna cu dovada raportarii catre ANAF
viii. Orice alte informații si situații necesare pe care comisia de cenzori le considera utile in desfășurarea activității de control.
Intrucât obţin venituri din activităţi independente, practicienii in insolventa sunt obligaţi să organizeze şi să conducă evidenţa contabilă în partidă simplă, cu respectarea reglementărilor în vigoare privind evidenţa contabilă şi să completeze Registrul-jurnal de încasări şi plăţi, Registrul-inventar , Jurnalul de Vanzari, Jurnalul de Cumpărări şi alte documente contabile prevăzute de legislaţia în materie.
6. Obligatia de confidentialitate a cenzorilor
Avand in vedere reglementarile in vigoare, a onoarei si prestigiului profesiei, cenzorii au obligatia de a pastra confidentialitatea informatiilor obtinute pe parcursul inspectiilor, atat in privinta activitatii formei de organizare a profesiei supuse verificarii, cat si a clientilor acesteia.
7. Arhivarea documentelor
Toate documentele intocmite de Comisia de cenzori, cu ocazia reuniunilor, a verificarilor sau raportarilor, se comunica, se inregistreaza, se arhiveaza si se pastreaza la sediul UNPIR filiala Constanta, conform Nomenclatorului Arhivistic aprobat.
8. Anexele nr.1-3 fac parte din prezenta procedura.
Consiliul de conducere U.N.P.I.R. – Fil.Constanta
Stroie Cristina
Dascalescu Elena
Enache Mariana
Vizitiu Catalina
Ianca Cristian
